8 erreurs que vous faites avec vos e-mails

1. Vous consultez vos e-mails tout au long de la journée

C’est la plus commune des erreurs avec les boîtes mails: laisser la messagerie ouverte toute la journée et consulter les mails fréquemment.

Je ne passe pas mes journées assis dehors, en espérant voir arriver le postier. Je ne regarde pas ma boîte aux lettres toutes les 5 minutes en espérant y trouver quelque chose de bien. Pourtant, beaucoup d’entre nous se comportent de cette manière avec les mails. On surveille constamment notre boîte mail, en espérant y trouver quelque chose, et ressentant le besoin de répondre à chaque e-mail dès qu’il arrive.

Si cela décrit votre comportement, posez-vous la question: Est-ce que je possède ma messagerie, ou est-ce que ma messagerie me possède?

La solution est simple. Mettez à part un temps spécifique dans la journée, pendant lequel vous pourrez consulter votre boîte mail, mais gardez-la fermée le reste du temps. La plupart d’entre nous peuvent très bien y arriver en l’ouvrant seulement une ou deux fois par jour.

Vous aurez peut-être besoin d’envoyer des e-mails pendant la journée, mais choisissez de consulter votre messagerie selon un horaire.

Astuce: Si vous utilisez Gmail, vous pouvez envoyer un e-mail en utilisant -ce lien- sans passer par votre boite de réception.

(Je reconnais que certains emplois nécessitent de surveiller vos e-mails toute la journée. Mais même dans ce cas, réfléchissez à la manière de vous maitriser).

2. Vous utilisez vos meilleures heures pour consulter vos e-mails

Une des choses les plus importantes que vous pouvez faire pour votre productivité personnelle, c’est réserver vos meilleures heures pour votre travail le plus important.

Pour certaines personnes, ce sont les dernières heures de la journée. Pour la plupart, ce sont les premières heures du jour, quelque part entre la deuxième tasse de café et les grondements d’estomac qui précèdent le déjeuner.

À moins que la consultation de messagerie soit la chose la plus importante à faire, gardez-la fermée pendant ces heures. Mieux encore, exploitez ces heures avec un planning qui vous aidera à mieux gérer votre temps. Si votre pic de productivité se situe entre 8 heures et midi, relevez vos mails avant et après ce temps, mais pas pendant.

3. Vous utilisez vos mails pour des communications de haute priorité

Les courriers électroniques sont un moyen pratique pour certains types de communication, mais très mauvais pour d’autres. Le pire, c’est quand il s’agit de messages et de notifications hautement prioritaires.

Lorsque nous utilisons les e-mails pour les communications prioritaires (urgences familiales, membres de l’Église demandant de l’aide aux pasteurs, etc.) nous sommes alors obligés de laisser notre boîte mail ouverte en permanence devant nous, ou d’utiliser des notifications pour nous avertir de chaque nouveau message.

Choisissez de ne pas utiliser les courriers électroniques comme forme de communication pour les urgences ou autres contacts prioritaires.

Si vous devez rester joignable à tout moment de la journée, alors que les gens vous appellent ou qu’ils viennent vous voir. Mais ne passez pas par les mails. C’est crucial si vous voulez réduire votre dépendance à la consultation fréquente de votre messagerie électronique.

4. Vous utilisez vos mails comme liste de tâches

Dans la vie, il est bon de trouver les outils les plus adaptés. Un pied de biche peut creuser un trou, mais vous irez plus vite et serez plus efficace avec une pelle.

Vos mails sont un mauvais outil pour gérer votre liste de tâches. Pourtant, beaucoup trop de gens l’utilisent comme un système de gestion, attendant de leur boîte mail qu’elle fonctionne comme liste de tâches.

Cela a deux gros désavantages: Premièrement, ce n’est pas le bon outil. Deuxièmement, cela vous oblige à laisser la boîte mail tout le temps ouverte pour accomplir vos tâches.

C’est beaucoup plus avantageux de trouver un outil de gestion créé dans ce but. Cela vous permettra d’identifier, de conserver et d’organiser vos tâches comme bon vous semble. Cela peut être une solution papier ou informatique.

Pour les Mac, je recommande Things ou Omnifocus. Malheureusement, je ne connais de solutions pour PC.

5. Vous écrivez ou répondez quand vous n’en avez pas besoin

La facilité d’utilisation du courrier électronique nous donne la possibilité d’envoyer des e-mails qui ne font parfois rien d’autres que de faire perdre du temps aux autres.

Voici le défi: Si vous ne pouvez pas l’écrire pas sur un morceau de papier, le mettre dans une enveloppe, y coller un timbre, et le déposer dans une boîte aux lettres, vous ne devriez probablement pas l’envoyer par e-mail non plus.

Écrivez de nouveaux e-mails seulement quand vous en avez vraiment besoin. Répondez aux e-mails seulement quand ceux-ci nécessitent absolument une réponse. Ne vous sentez pas obligés de conclure ou de finir toutes les conversations. Ne répondez pas par un « LOL » ou « Ha! ». De manière générale, donnez plus d’importance aux mails en écrivant seulement des messages importants.

6. Vous avez une notification à chaque e-mail

Les notifications existent pour vous éloigner de ce que vous êtes en train de faire, et vous amener vers quelques chose d’autre.

Aussi longtemps que vous recevrez des notifications pour chaque e-mail réceptionné (que ce soit un bip, un popup ou autre chose), vous serez constamment éloignés des choses plus importantes et plus productives.

Si vous avez déterminé que votre messagerie électronique ne serait pas le moyen utilisé pour les communications importantes (ex. « Va à l’hôpital! Le bébé arrive! »), vous n’avez pas besoin des notifications. Éteignez-les!

7. Vous avez un million d’e-mails dans votre boite de réception

Nous communiquons mieux par e-mail lorsque nous sommes réfléchis et organisés.

Lorsque vous recevez du courrier (papier) dans votre boîte aux lettres, est-ce que vous en ouvrez la moitié, ignorez le reste, et laissez le tout dans la boîte? C’est peu probable. Vous recevez des factures, les mettez à un endroit précis pour vous rappeler de les payer, et quand vous les avez payées, vous les classez. Lorsque vous recevez des lettres que vous voulez garder, vous les mettez en lieu sûr. Si vous recevez des lettres qui nécessitent une réponse, vous y répondez.

De la même manière, vous devez trouver un moyen de traiter vos e-mails, en filtrant les vrais des faux, les importants des insignifiants, ceux qui demandent une réponse de ceux qui doivent simplement être archivés.

Fixez-vous pour règle qu’à chaque fois que vous ouvrez votre boîte mail (deux fois par jour, et pas plus!) vous ferez quelque chose avec chaque mail. Vous y répondrez, vous l’effacerez, le classerez, l’ajouterez à votre liste de tâches ou le mettrez à part pour une réponse qui nécessite plus de réflexion. Créez un système et respectez-le!

8. Vous utilisez votre messagerie électronique plutôt que…

Les e-mails sont bien pour certaines choses, mais nous essayons d’en faire des choses pour lesquelles ils n’ont pas été conçus.

Dans beaucoup de cas, il vaut mieux prendre la voiture pour aller toquer à la porte, décrocher le téléphone pour appeler, ou même envoyer un sms.

Nos boîtes mail sont devenues nos tiroirs/bric-à-brac de la communication. Ceux qu’on utilise quand on ne sait pas quoi faire d’autre.

Identifiez les circonstances dans lesquelles il est le plus logique d’envoyer des e-mails et identifiez les circonstances dans lesquelles il est absolument insensé d’envoyer des e-mails. Ensuite, déterminez comment ne pas en abuser.

_{Cet article est traduit de l’anglais, avec autorisation (www.challies.com). Nous l’avions déjà publié sur notre site il y a quelque temps. Nous le remettons en avant pour atteindre de nouveaux lecteurs.}