8 erreurs que vous faites avec votre email

Tim Challies identifie 8 erreurs que l’on peut faire en utilisant notre email. Le livre de Challies The next story est le meilleur livre que j’ai lu concernant les technologies et leurs usages. Cet article propose des solutions concrètes pour ne pas se laisser diriger par nos emails et mieux réfléchir notre usage de cette technologie.

1. Vous relevez vos emails tout au long de la journée

C’est la plus commune des erreurs d’email : les laisser ouverts toute la journée et les relever constamment. Je ne passe pas mes journées assis dehors, en regardant le long du trottoir, en espérant voir arriver le postier. Je ne regarde pas ma boite aux lettres toutes les cinq minutes en espérant y trouver quelque chose de bien. Et pourtant, c’est exactement la manière dont tant d’entre nous se comporte avec l’email. On surveille notre boite email constamment, en espérant y trouver quelque chose, en ressentant le besoin de répondre à chaque email aussi vite qu’il arrive. Si cela décrit votre comportement, posez-vous la question : Est-ce que je possède mon email ou mon email me possède ?

La solution est simple. Mettez à part un temps spécifique dans la journée pendant lequel vous pourrez relever votre email et gardez le fermé le reste du temps. La plupart d’entre nous peuvent très bien y arriver en regardant seulement une ou deux fois par jour. Vous aurez peut-être besoin d’envoyer des emails pendant la journée, mais choisissez de relever votre email selon un horaire. Voilà un truc : Si vous utilisez GMail, vous pouvez envoyer un email en utilisant cette adresse sans voir votre boite de réception.

(Je reconnais que certains emplois nécessitent de surveiller votre email toute la journée. Mais même là, considérez comment vous pouvez utiliser un peu de contrôle de soi).

2. Vous utilisez vos meilleures heures pour relever vos emails

Une des choses les plus importantes que vous pouvez faire pour votre productivité personnelle, c’est réserver vos meilleures heures pour votre travail le plus important. Pour quelques personnes, ce sont les heures tard dans la journée, mais pour la plupart, ce sont les premières heures du jour, quelque part entre la deuxième tasse de café et les premiers gargouillements pré-déjeuner. À moins que l’email soit la chose la plus importante à faire, gardez le fermé pendant ces heures. Mieux encore, exploitez ces heures avec un planning qui vous aidera à mieux les utiliser. Si votre pic de productivité se situe entre huit heures et midi, relevez vos emails avant et après ce temps, mais pas pendant.

3. Vous utilisez l’email pour des communications de haute priorité

L’email est un moyen pratique pour certains genres de communication, mais très pauvre pour d’autres. Il est à son pire quand il s’agit de messages de haute priorité et de notifications. Quand nous utilisons l’email pour des communications de haute priorité – urgences familiales, membres d’église qui demande de l’aide au pasteur et ainsi de suite – nous sommes obligés de l’avoir ouvert en face de nous tout le temps ou d’utiliser des notifications pour nous alerter de chaque nouvel email.

Choisissez de ne pas utiliser l’email comme votre forme de communication pour les urgences ou autre contact de haute priorité. Si des gens ont besoin de pouvoir vous joindre à n’importe quel moment, qu’ils vous appellent ou vous rencontre, mais pas par email. C’est crucial si vous voulez réduire votre dépendance de relever constamment vos emails.

4. Vous utilisez votre email comme liste de tâches

Dans la vie, il est bon de trouver les outils les plus adaptés. Un pied de biche peut creuser un trou, mais vous irez plus vite et mieux avec une pelle. L’email est un moyen vraiment pauvre pour gérer votre liste de tâches. Pourtant, beaucoup trop de gens l’utilise comme système de gestion, demandant à leur boite email de fonctionner comme liste de tâches. Cela a deux gros désavantages : Premièrement, c’est utiliser le mauvais outil et deuxièmement, cela demande de laisser ouvert la boite email tout le temps pour accomplir les tâches.

C’est beaucoup mieux de trouver un outil de gestion créé à ce propos. Cela vous permet d’identifier, de posséder et d’organiser vos tâches comme vous l’entendez. Cela peut-être une solution papier ou une solution logicielle. Pour les Mac, je recommande Things ou Omnifocus, malheureusement, je ne connais pas les solutions pour PC.

5. Vous écrivez ou répondez quand vous n’en avez pas besoin

La facilité d’usage des emails nous donne la possibilité d’envoyer des emails qui ne font rien d’autres sinon de faire perdre du temps à quelqu’un d’autre. Voici le challenge : Si vous ne pourriez pas l’écrire pas sur un morceau de papier, le mettre dans une enveloppe, y coller un timbre et le mettre dans un boite aux lettres, vous ne devriez probablement pas l’envoyer par email non plus. Écrivez de nouveaux emails seulement quand vous en avez vraiment besoin, répondez aux emails seulement quand ceux-là nécessitent absolument une réponse. Ne vous sentez pas obligés de conclure ou de finir toutes les conversations. Ne répondez pas par un « LOL » ou « Ha! ». De manière globale, donnez plus d’importance à l’email en n’écrivant seulement des messages importants.

6. Vous avez une notification à chaque email

Les notifications existent pour vous éloigner de ce que vous êtes en train de faire et vous amener vers quelques chose d’autre. Aussi longtemps que vous recevrez des notifications pour chaque email reçu – que ce soit un beep ou un popup ou autre chose – vous serez constamment éloignés de choses plus importantes et plus productives. Si vous avez déterminé que l’email ne serait pas le moyen pour les communications de haute priorité (ex. « Va à l’hôpital ! Le bébé arrive ! »), vous n’avez pas besoin des notifications. Éteignez les !

7. Vous avez un million d’emails dans votre boite de réception

Nous utilisons mieux l’email quand nous sommes réfléchis et organisés. Quand vous avez du courrier (du courrier physique, dans votre boite aux lettres), est-ce que vous l’ouvrez à moitié, ignorez le reste et le laissez entassé dans votre boite ? Cela m’étonnerait. Vous identifiez les factures, les mettez dans un endroit où vous vous rappellerez devoir les payer, et une fois payées, vous les classez. Vous identifiez les lettres que vous voulez garder et les mettez dans un endroit sûr. Vous savez quelles lettres ont besoin d’une réponse et vous y répondez. De la même manière, vous avez besoin de trouver un système pour traiter vos emails, filtrant les vrais des spams, les importants des insignifiants, ceux qui nécessitent une réponse de ceux qui ont juste besoin d’être archivés.

Déterminez qu’à chaque fois que vous ouvrez votre email (juste deux fois par jour !) vous ferez quelque chose avec chaque mail – vous y répondrez, vous l’effacerez, le classerez, l’ajouterez à votre liste de tâches ou le mettrez à part pour une réponse qui nécessite plus de réflexion. Créez un système et tenez vous-y !

8. Vous utilisez l’email au lieu de _________

L’email est bien pour certaines choses, mais nous essayons de lui faire faire des choses pour lesquelles il n’a pas été conçu. Dans beaucoup de cas, il est bien mieux de prendre la voiture et d’aller toquer à la porte, de décrocher le téléphone et d’appeler ou même d’envoyer un sms. L’email est devenu le tiroir poubelle de la communication, celui qu’on utilise quand on ne sait pas quoi faire d’autre. Identifiez les circonstances dans lesquelles l’email prend tout son sens et identifiez les circonstances dans lesquelles cela ne fait aucun sens de l’utiliser. Ensuite, déterminez de ne pas en abuser.

Et voilà, évitez ces huit erreurs ! Et pendant que vous êtes sur le sujet, débarrassez vous de ces 6 choses [ENG].

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Tim Challies

Tim est pasteur d'une église à Toronto et l'auteur de Challies.com, l'un des sites évangéliques les plus populaires au monde.

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